وظایف کارمند اداری

وظایف کارمند اداری چیست؟

وظایف اداری طیف وسیعی از کار های مختلف را در بر می گیرد. در واقع در پاسخ به سؤال ” وظایف کارمند اداری چیست؟ ” می توان گفت باتوجه به نقش هر کارمند، وظایف آن نیز متفاوت خواهد بود.
برای مثال وظایفی که بر عهده منشی ها است با وظایف و مسئولیت هایی که بر عهده دستیار اداری وجود دارد، هرچند که شباهت هایی با با هم دارند اما از یکدیگر متفاوت هستند. در مجموع وظایف کارمند اداری عمدتاً به حفظ دفتر خلاصه می شود. با توجه به نوع صنعت و اندازه هر کسب و کاری، این وظایف می توانند متفاوت باشند.در کل می توان تمامی وظایف کارمند اداری را در یک جمله کلمه خلاصه کرد:

پشتیبانی از دفتر.

پشتیبانی از دفتر شامل موارد زیر است:

• شامل مدیریت تلفن
• ایمیل و تقویم
• ارتباطات داخلی
• تهیه گزارش ها
• نگهداری تجهیزات اداری و لوازم اداری
• برخی از وظایف منابع انسانی

اگر به شغل منشی علاقه مند هستید حتما این مقاله را از اینو بینو بخوانید: وظایف منشی

انواع وظایف کارمند اداری

همان طور که گفته شد، کارمندان اداری معمولاً وظایف گوناگونی را انجام می دهند. ما وظایف اصلی کارمند اداری را به دسته‌هایی تقسیم بندی کرده‌ایم تا به شما بتوانید درک درستی از طیف گسترده و متنوع وظایف اداری یک کارمند داشته باشید.

وظایف مرتبط با ارتباطات

ارتباطات قوی یکی از مهم ترین ویژگی ها و مهارت هایی است که یک کارمند اداری باید دارای آن باشد.
کسانی که به عنوان کارمند اداری مشغول به کار هستند باید بتوانند به صورت مستمر با مشتریان، سایر کارمندان، کارکنان ارشد و مدیران ارتباط برقرار کنند. این ارتباط می تواند به صورت فیزیکی و رو در رو باشد یا می تواند به صورت مجازی مانند ارتباط از طریق ایمیل و تلفن و …

در ادامه ادامه به رایج ترین مهارت های ارتباطی کارمندان اداری اشاره می کنیم:

• پاسخگویی به تماس های تلفنی و ایمیل
• خوشامدگویی به مشتریان و بازدیدکنندگان
• برقراری ارتباط با مدیران ارشد و سایر همکاران
• پاسخگویی به سوالات مشتریان
• انواع مکاتبات تجاری
• ارتباطات کتبی مانند گردآوری گزارش ها، یادداشت ها، فکس ها و سایر اسناد
• توسعه و توزیع ارتباطات داخلی
• استفاده از مهارت حل مسئله برای حل مسائل مربوط به دفتر

برنامه ریزی وظایف

برنامه ریزی وظایف و مدیریت آن ها بخش بزرگی از وظایف کارمند اداری را تشکیل می دهد. چون علاوه بر اینکه یک کارمند مسئول کار های خود است، معمولاً مسئول برنامه های مدیر یا و یران بالادستی خود نیز است.
فرقی ندارد که کارمند چه جایگاهی داشته باشد از دستیاران اجرایی گرفته تا مسئول پذیرش، همه و همه در قبال برنامه های مدیران مسئولین هایی دارند.در نتیجه داشتن مهارت مدیریت زمان برای یک کارمند اداری امری ضروری است.

در ادامه به متداول ترین وظایفی که در زمینه برنامه ریزی بر عهده کارمندان است، اشاره می کنیم:

• برنامه ریزی قرار ملاقات برای مدیران، مدیران و مشتریان
• مدیریت تقویم عمومی
• هماهنگی رویداد، از جمله ناهار مشتریان و فعالیت های اداری (مهمانی ها، فعالیت های تیم سازی و غیره)
• برنامه ریزی جلسات همه جانبه شرکت
• برنامه ریزی مناسب برای اتاق های کنفرانس و جلسات
• ایجاد برنامه های سفر و مقدمات سفر برای مدیران

وظایف سازمانی

می شود گفت تمام کارهایی که کارمندان اداری انجام می دهند جزءی از وظایف سازمانی آن هاست. نگهداری از پایگاه های اطلاعاتی، سیستم های بایگانی و ایمیل ها، کار هایی است که هر کارمندی باید به خوبی از پس آن ها بر بیاید.

همه انواع نقش های اداری شامل انجام وظایف سازمانی است. انطباق با اولویت‌های تغییر و رقابت به آسانی، و نگهداری پایگاه‌های اطلاعاتی، سیستم‌های بایگانی و ایمیل‌ها، کلیدی است که هر دفتری را به خوبی اجرا می‌کند.
در ادامه به رایج ترین مهارت ها و وظایف سازمانی مربوط به مشاغل اداری اشاره می کنیم:

• حفظ چندین تقویم
• تنظیم قرار ملاقات ها
• بایگانی اسناد مختلف و نگهداری بانک های اطلاعاتی
  ایجاد سیستم های بایگانی
• به روز رسانی صفحات گسترده و سایر وظایف ورود داده ها
• ایجاد قالب های ایمیل
• ذخیره اطلاعات حساس به درستی

مدیریت امور مالی و امور حسابداری

معمولاً کارهای مربوط به حسابداری و سایر امور مالی شرکت ها بر عهده کارمندان اداری قرار می گیرد، به خصوص در مشاغلی که زیاد بزرگ و گسترده نیستند تا بتوانند یک کارمند به صورت اختصاصی برای انجام این وظایف استخدام کنند؛ معمولا در چنین مشاغلی مسئولیت های حسابداری و امور مالی بر عهده دیگر کارمندان قرار می گیرد. پس یک کارمند اداری باید با علم حسابداری و امور مالی تا حدودی آشنا باشد.

در ادامه به متداول ترین کارهای مربوط به امور مالی و حسابداری اشاره می کنیم:

• ثبت و تطبیق هزینه های دفتر
• مدیریت فرایندهای هزینه کارکنان
• مدیریت فرآیندهای هزینه سفر
• استفاده از ابزارهای حسابداری و مدیریت هزینه
• پردازش پرداخت های مشتری/مشتری
• تدوین گزارش های مالی
• مدیریت فرآیندهای بازپرداخت
• ایجاد فاکتورها و صورتحساب مشتریان

بیشتر بدانید: استخدام منشی

کارهای اداری متفرقه

در این بخش به سایر وظایف اداری و وظایف دفتری که ممکن است برای کارمندان اداری به وجود بیاید، اشاره ای می کنیم:

• دیکته، یادداشت برداری و رونویسی
• به روز رسانی صفحات شبکه های اجتماعی شرکت
• ایجاد و نگهداری اسناد اداری
• مرتب سازی و توزیع نامه ها
• سازماندهی آموزش بهداشت و ایمنی و کمک های اولیه
• راه اندازی کنفرانس های آنلاین
• به روز رسانی کتابچه های راهنمای کارکنان و سایر اسناد خط مشی مربوطه
• کمک به برنامه ریزی مصاحبه های شغلی و مصاحبه های خروج
• سازماندهی اسناد کارمندان
• نگهداری و به روز رسانی اطلاعات تماس اضطراری کارکنان

هدف کلی این مقاله آشنایی نسبی خوانندگان گرامی با وظایف کارمندان اداری بود؛ به امید آن که این مطلب مفید بوده باشد.