وظایف منشی

وظایف منشی و  وظایف مسئول دفتر را در سایت اینوبینو شرح میدهیم :

وظایف منشی و مسئول دفترها :

در این مقاله وظایف منشی و مسئول دفتر را شرح می دهیم.

دفاتر شرکت ،مطب ،اداره ،بیمارستان و هر محیطی که نیاز به یک منشی برای پیشبرد.اهداف سازمان و شرکت وجود دارد را شرح میدهیم.

منشی به چه معنایی است ؟

به معنی ایجاد کننده ،به وجود آورنده و ابداع کننده است.

منشی به شخصی اطلاق می گردد که : توسط شخص،سازمان و یا شرکت و اداره  استخدام میگردد.

مطلب پیشنهادی:

چطور در اینوبینو شغل مورد علاقه‌ ام را پیدا کنم؟

وظایف منشی:

• تنظیم برنامه های روزانه مسئول
• جوابگویی به تلفن و دریافت و پیام های تلفنی و نمابر و فکس
• نامه نگاری ها
• ملاقات ها ( تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها)
• بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
• تنظیم جلسه ها
• تایپ نامه ها و گزارشات محوله ،انواع گزارش ها
• دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
• جوابگویی به ارباب رجوع وتنظیم وعده ملاقت انها
• رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
• حفاظت گفتار و حفظ حریم خصوصی مدیر و مراجعان
• محافظت و حراست از اموال سازمان و اداره یا شرکت
• برخورد مناسب با مراجعین
• وخوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
• ماس و پر کردن تایم تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه۱۴

مهارت های لازم برای یک منشی

در پاراگراف بالا وظایف منشی را بیان نموده ایم اینک به شرح مهارتهای لازم می پردازیم.

امروزه منشی کارهای بسیاری را بر عهده دارد و تنها یک منشی نیست.

هریک از این کارها نیازمند توانایی ها ومهارت های خاص و فنون منشی گری خاص خود می باشد.

مهارت های مورد نیاز منشی گری به دو بخش مهارت های تخصصی و مهارت های عمومی تقسیم می گردد.

مهارت های عمومی شامل:

• دارای روابط عمومی بالا و تونایی برقراری ارتباط در محیط کار
• ظاهر وپوشش مناسب در محیط کار
• داشتن اعتماد به نفس بالا خصوصا در هنگام صحبت تلفنی و مواجه با مشتریان
• اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت
•  رفتار اجتماعی مناسب و صمیمی و خوش رو بودن
• اطلاعات عمومی قوی و چک کردن هر روز تقویم
• راز داری و متعهد بودن
• وقت شناسی و انضباط کاری

مهارت های تخصصی :

• تونایی مدیریت موثر زمان
• تونایی برنامه ریزی و هماهنگی فعالیت ها در حیطه کاری
• آشنایی باآداب معاشرت و تشریفات اداری
• توانایی بایگانی

برای استخدام منشی راه های زیادی وجود دارد که امروزه یکی ازبهترین روش ها تبلیغات اینترنتی و ثبت آگهی استخدام در سایت های نیازمندی و ثبت اگهی است.

تعریف مسئول دفتر :

شخصی است که مستقیما زیر نظر مدیر یا مدیر عامل فعالیت می کند و مسئولیت های هماهنگی و برنامه ریزی انجام امور مرتبط با مدیریت را برعهده دارد.

فرق بین مسئول دفتر و منشی چیست؟

مسئول دفتری وظیفه سنگین تری نسبت به منشی برعهده دارد چرا که مسئول دفتر وظیفه کنترل کارمندان زیر مجموعه را نیز می تواند عهده دار باشد و به نوعی مشاور مدیرخود است.

شرح وظایف مسئول دفتری :

تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها ، بایگانی مدارک ،مستندات وپیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه

مطلب پیشنهادی:

پرستار بچه

ویژگی های منشی:

1. توانایی و ذکاوت
2. وضع ظاهری مناسب
3. اعتماد به نفس و قدرت سازگاری با موقعیت های متفاوت بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی
4.  حس همکاری و حسن سلیقه
5. رفتار اجتماعی مناسب
6.  حافظه خوب و حضور ذهن
7. رازداری و متعهد بودن
8. قدرت تصمیم گیری و ابتکار
9.  نرمی در گفتار
10.  صبر و تحمل
11.    سعی در یادگیری کارها
12.  دانستن جای نامه ها و وسایل
13.  اقرار به اشتباهات خود
14.  توجه به نظرات دیگران و قضاوت آن ها در مورد خود
15. پیگیری دستورات رئیس
16. منظم و مرتب بودن
17. سروقت بودن

شرایط احراز شغل منشی:

• تحصیلات : حداقل دیپلم
• سابقه کار: حداقل 3 ماه سابقه

شرایط احراز با توجه به نظر مدیریت ارشد سازمان مشخص می‌شود مثلاً منشی یک دفتر فنی و مهندسی  ممکن است با توجه به نظر مدیریت با تحصیلات حداقل کارشناسی باشد.

برای ثبت اگهی استخدام بیشتر بدانید. 

برای ثبت آگهی استخدام در سایت اینوبینو کلیک کنید.

در دوران کرونا بسیاری از مشاغل به صورت دورکاری مخصوصا در شرکت های دولتی انجام می شود. هر شرکتی در ایام کرونا باید استراتژی خاص خود را بچیند تا به کسب و کار آسیبی وارد نشود. حتما استراتژی های بازاریابی و تبلیغات در دوران کرونا را بخوانید.